作业帮请问什么叫电子分发?
来源：学生作业帮助网 编辑：作业帮 时间：2024/05/12 02:12:19
请问什么叫电子分发?
请问什么叫电子分发?
请问什么叫电子分发?
按照接收单位的不同,分发可以分为内发和外发.本单位范围内的分发称为内发,把文件或图纸分发到外协单位的分发称为外发.
按分发的介质不同,分发可以分为纸质文件分发和电子文件分发.
按照文件的类型不同,分发又可分为正式文件分发和评审文件分发.
AVIDM3.3系统目前已经实现了对文件自编写到入库受控以及后续更改的过程管理.经过打印和分发后,系统中受控的文件便可发送至设计和生产人员的手中.文件通常在会上发给与会人员,与会人员没有充足的时间对文件内容进行把握,进而在一定程度上影响评审质量；而正式文件到达生产人员的时间不及时可能影响到生产的进度.针对目前文件管理的新需求,神软公司开发了电子分发功能,实现评审文件、正式文件和图纸的电子分发、签收和在线阅读.
科技文件电子分发
为规范进行文档资料的后期管理,AVIDM系统中规定了多种不同的技术角色和分发方式,角色包括资料调度员（承担正式文件的调度；资料调度员通常由型号调度担当）、资料评审员、二级调度员（承担文件的二级调度,把文件从研究室分发到个人）等,分发方式包括：
（一）直接分发.指不经过中间人,资料调度员直接将电子文件分发到接收文件的个人.这种分发方式比较直接,但它要求资料调度员正确知道文件的具体接收人,否则,资料调度员将无法分发文件.为确保分发过程的顺利,这种分发方式要求AVIDM系统具备拒绝接收、删除无用记录的功能.直接分发包括如下步骤：电子文件调度、电子文件接收和电子文件查看等；
（二）间接分发.资料调度员不把文件直接发给文件接收人,而是首先把文件分发给研究室,然后由研究室的二级调度员分发给具体的文件接收人.这种方式适用于资料调度员能够确定需要发往的研究室,但无法确定具体人的情况.这种方式要求AVIDM系统具备二级调度功能,二级调度员能够拒绝资料调度员的错误调度等功能.电子文件间接分发主要包括如下步骤：电子文件调度、电子文件二级调度、电子文件签收和电子文件查看等；
（三）直接补发.由于分发不当或其它原因,实际工作常常存在补充分发的情况；资料调度员文件现漏发的情况后,可以进行补充分发.与直接分发类似如果资料调度员准确知道具体接收人,可采用直接补发.这种分发方式要求AVIDM系统具备补发、打印、拒绝、删除等功能.电子文件直接补发主要包括如下步骤：电子文件补充调度、电子文件接收和电子文件查看等；
（四）间接补发.与间接分发类似,当进行文件电子补发时,如果资料调度员只能确定需要发往的研究室,不确定具体接收人,可以选择间接补发.首先把文件补发到相应的研究室,由研究室的二级调度员将文件分发到具体人.间接补发要求AVIDM系统具备补发、拒绝、删除等功能.间接补发包括如下步骤：文件补充调度、文件二级补充调度、文件电子签收和电子文件查看.
电子分发文件控制
（一）有效性控制.在科研生产中,文件的更改经常存在.当文件更改受控后,资料调度人员需对新生成的文件进行分发.所以要求AVIDM系统内电子分发的内容只对分发的版本有效,签收人看到的文件始终是文件分发的版本.在文件不断创建的同时,无效的文件也在不断的销毁.当受控的文件被销毁后,文件自动从签收者的已签收文件列表中转移到销毁文件列表中.
（二）时间控制.资料调度员可对文件的阅读权限进行时间限制,在规定的时间内,文件接收人可阅读文件内容；过期后,已接收文件自动从接收列表中转移到退回文件列表,并且接收人失去对该文件的阅读权限.